Nyhetsbrev #5 Avdelningsledare

Hoppas ni hade en härlig midsommar och njuter av den svenska sommaren. Nu är det bara drygt en vecka kvar den första avdelningen sitter på flyget till USA, och det i en Airbus 380, världens största passagerarflygplan! 

Inför avresan 

Alla sammankallande avdelningsledare har fått ett e-post, ”APIS och Amadeus”, som innehåller information angående avdelningens alla flygbiljetter och APIS-data (advance passenger information system). Vänligen läs och kontrollera informationen så att den stämmer. Är allt (namn, passdata och måltidsval) i sin ordning, skicka en bekräftelse på att så är fallet. ASAP (en till förkortning: as soon as possible, helst nyss så klart). 

Hittar du fel eller något som saknas, skicka en summering på e-post så snart du kan så att vi kan rätta och skicka över uppdaterade underlag. Se e-postmeddelandet för vart ni skickar bekräftelse, alternativt rättelse. 

Detta, tillsammans med Resemanualen, är ert underlag för att kunna resa säkert och rätt. Där har ni även alla kontaktdetaljer till oss på Service/Logistik om ni behöver hjälp. 

Resia kommer även att skicka ett e-postmeddelande med er kontakt i USA för alla praktiska frågor, och lite resebyråtips. 
 

Behov av kontanter 

Nu är hög tid att planera för hur mycket kontanter ni kommer behöva under rundresan. De kort som ni har fått ut har ett maxbelopp för kontantuttag på 15 000 SEK per 7-dagarsperiod. Beroende på vilket spår ni åker så kommer ni ha större eller mindre behov av kontanter för att täcka mat och så kallad fördjupningstid. För regelrätta inköp på korten finns inte denna spärr. 

En annan sak som påverkar ert behov av kontanter är också hur ni väljer att äta de måltider som ni behöver lösa själva. Till och med en patrull på nio personer kan bli en ganska stor grupp som tar lång tid, åtminstone om ni vill äta på andra ställen än vanliga snabbmatskedjor.  Mindre grupper ger smidigare och flexiblare måltider men ställer större krav på kontanter.  

Ett sätt att säkerställa att ni har tillräckligt med kontanter kan vara att göra ett max-uttag redan nu, här i Sverige. Använd då en uttagsautomat som ger dollar, eller växla på ett växlingskontor. På det sättet kommer 7-dagarsperioden att ha passerat när ni anländer till USA och ni kan göra ett nytt uttag utan att slå i taket. 
 

Kommunikation mellan CMT och avdelningarna

Under resans gång kommer vi fortsätta använda Workplace och Workplacechatten som huvudsakliga kommunikationsvägar. Vid de, förhoppningsvis få, tillfällen som vi inte har tillgång till internet via wifi och situationen är av sådant slag att snabb kontakt krävs, kommer vanliga samtal och sms att användas. Det är få akuta händelser som kräver att CMT kopplas in direkt för att hantera. I akuta fall bör situationen först och främst hanteras med hjälp av ex. akutsjukvård på sjukhus, polis eller dylikt. Se information i mini ekonomihandboken kring kommunikation med SOS International vid behov av sjukvård samt hantering av försäkringsärendet. Det är också viktigt att informera er kontakt i hälsopatrullen eller avdelningssupport. 

Workplace 

På Workplace finns ett antal grupper och beskrivningen för hur gruppen är tänkt att användas finns under ”fastnålade inlägg”.  

CMT informerar 

Här kommer CMT att publicera viktig information som alla behöver ta del av. Avdelningsledare kan endast kommentera på inläggen. Se till att ni har aviseringar påslagna för denna grupp så att ni inte missar nya inlägg! 

AL frågar 

Här kan avdelningsledarna ställa sina frågor till CMT. Observera att CMT inte kommer att kunna besvara frågor som gäller ex. avdelningarnas program på jamboreen. För sådana frågor och liknande hänvisar vi till jamboreens informationsställen. 

Allmän grupp 

Här är alla välkomna att göra inlägg om lite vad som helst. Tips, idéer och tankar som vi vill dela med oss av till varandra. 

Spårspecifika grupper 

Varje spår har en egen grupp. Dessa grupper används till spårspecifika frågor och information. 
 

WP-chatten 

För att komma i kontakt med enskilda personer eller ett enskilt team kommer vi använda wp-chatten, som vi även kommer ringa varandra via. Ladda ner den speciella Workplace-chat-appen till din telefon för en smidig hantering. 

Daglig rapport via WP 

Varje kväll vill avdelningssupport ha en kort rapport från varje avdelning för att veta att ni mår bra och har koll på läget. De dagliga rapporterna kommer ni lämna som en kommentar i ett fastnålat inlägg på er avdelningssida på workplace. Vi vill ha svar på frågorna nedan, men det räcker med ett ”Det är bra.” om så är fallet. Om ni känner att ni har behov av stöd är det viktigt att ni i rapporten ger en kort beskrivning av anledningen samt vilket typ av stöd ni önskar. Det ger oss förutsättning att planera stödet. 

Frågor till daglig rapport. 

  • Hur mår ni i avdelningen? 
  • Teamet respektive deltagarna. 
  • Har ni haft någon incident under dagen? 
  • Har ni behov av stöd? 
  • Övriga frågor och funderingar. 

Har ni koll på ert TMT? 

Varje spår har ett trail management team, ett TMT. TMT består av ett antal personer från funktionerna Avdelningssupport, Program, Hälsopatrullen, Service, Kommunikation och IST. Deras funktion är att vara ert stöd och se till att programmet går framåt som planerat under spåren. De kontaktpersoner ni fått i avdelningssupport och hälsopatrullen kommer ingå i ert TMT. I er spårgrupp på Workplace finns en presentation av ditt TMT. 

Förändringar i HoC 

Magnus Nordlinder har valt att inte vara med på jamboreen och det innebär att Ragnhild “Jaja” Fahleryd nu är ensam HoC, med stöttning från alla i CMT såklart. Vi är alla mycket tacksamma för allt jobb Magnus lagt ner de senaste åren för den svenska kontingenten. 
 

Safe from harm 

Ta med en utskrift av ditt certifikat för Safe from harm. Arrangörerna vill se det vid incheckningen och har bett oss att ta med utskrifter eftersom det kommer göra incheckningen mycket snabbare. Vi har fått uppgift om att arrangören inte kan se om du har gjort Safe from harm eller inte i sina system. Alltså: Ta med en utskrift! 

Här ska ni bo!

Vi har äntligen fått listor med avdelningarnas placering på lägerområdet! Dessa hittar ni här:  

Karta över lägerområdet inkl basecamps, subcamps och campsites (dvs era by-nummer) (länk till WP)
Lista över placering (länk till WP)

Vi kommer lägga ut information om detta även i vår helpdesk. Inte minst för att de som önskar ska kunna skicka brev eller paket till deltagarna på lägret.  

Ni får gärna dela med er av informationen om er avdelnings placering till era deltagare. 

Vi har tyvärr inte möjlighet att flytta några avdelningar utan det är dessa placeringar som gäller. Det kan tyvärr innebära att systeravdelningar inte bor i samma base-/subcamp. 
 

Till sist några tips! 

  • Se till att hålla koll på klisterlappen, som ser ut som en streckkod, som ni får när bagaget checkas in på flygplatsen. Den klisterlappen är det enda sättet att spåra bagaget om bagaget skulle missa flyget och ni behöver efterlysa det när ni kommer fram! 
  • Dela ut kontaktinformation till era scouter så att de vet hur de kan nå er vid behov. 
  • Be deltagarna att alltid bete sig och klä sig respektfullt. Detta är särskilt viktigt vid aktiviteter som ex. The National Memorial for Peace and Justice, FN’s högkvarter i New York! 
  • Använd gärna scoutdräkt. Det kan underlätta situationen om man kommer i kontakt med polis som annars kan ha problem med ”ungdomsgäng”. 
  • Be scouterna söka igenom sina rum, även under sängen innan utcheckning för att säkerställa att ingenting glöms kvar. 
  • Be scouterna kontrollera att de har alla värdesaker med sig innan de lämnar en aktivitet. 
  • Har ni många, ovanliga eller allvarliga matallergier i er avdelning, kan det vare en god idé att kolla upp möjliga ställen att äta innan vi kommer till USA. 
  • Ha roligt! 

En mer omfattande lista med tips kommer strax ut på Workplace. 

Ta hand om er så ses vi snart på andra sidan “pölen”! Hälsar
Kontingentledningen

(oss når du alltid via jamboree@scouterna.se)

Du gillar kanske också...